Tips Ampuh Rapat Virtual yang Efektif

Kecanggihan teknologi saat ini, membantu setiap perusahaan untuk dapat melaksanakan rapat tanpa harus bertatap muka secara langsung. Dengan rapat virtual, Anda dapat tetap berkomunikasi dan berkoordinasi untuk bisa membicarakan strategi yang akan dilakukan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan Anda. Tetapi rapat virtual terkadang berjalan secara tidak efektif, jika tidak dipersiapkan dengan baik. Lalu bagaimana cara membuat rapat virtual Anda dapat berjalan dengan efektif? Ikuti langkah berikut ya!

  1. Gunakan Platform Rapat Virtual yang Sesuai dengan Kebutuhan Anda

Ada banyak sekali platform yang bisa Anda gunakan untuk mengadakan rapat virtual dengan rekan kerja Anda, seperti:

  • Google Meet : Platform untuk melakukan konferensi baik video dan audio secara online, yang memudahkan Anda untuk berkomunikasi jarak jauh. Platform ini dapat menampung sampai 100 partisipan.

  • Zoom : Salah satu platform yang memungkinkan Anda untuk dapat berbagi layar, merekam rapat hingga menyelanggarakan webinar. Platform ini juga dapat menanggung partisipan lebih dari 100 partisipan.

  • Skype: Layanan panggilan video dan audio yang memungkinkan Anda untuk dapat menambahkan subtitle ke dalam percakapan Anda.

2. Miliki Agenda dan Komunikasi yang Jelas dan Terarah

Agar tidak memakan waktu yang banyak, pastikan Anda sudah memepersiapkan agenda rapat yang akan dibahasa saat itu. Kirimkan agenda 24 jam sebelum rapat dilaksanakan, sehingga setiap partisipan dalam rapat sudah dapat mempersiapkan bahannya dengan baik.

Pemilihan pemimpin rapat juga perlu dilakukan. agar alur rapat virtual Anda tetap sesuai dengan agenda dan terstruktur. Pastikan hasil rapat dicatat dengan baik, dan dikirimkan ke setiap partisipan untuk dilakukan pengecekan kembali dan dikonfirmasi oleh mereka.


3. Tentukan Durasi Rapat Anda

Tetapkan batas waktu rapat virtual Anda, dengan begitu diskuisi dapat berjalan efektif dan berfokus pada poin-poin penting yang sudah diagendakan sebelumnya. Membiarkan durasi rapat dengan cuma-cuma, akan membuat tugas-tugas lainnya jadi terbengkalai dan menurunkan produktivitas kerja Anda. Batas waktu 30 - 40 menit dirasa sudah cukup untuk Anda dan rekan kerja membahas poin-poin yang diagendakan

4. Tutup Rapat dengan Tindakan Akhir yang Jelas

Tindakan akhir adalah aksi nyata yang harus dilakukan, agar setiap poin-poin yang sudah dibahas saat rapat bisa langsung dipraktekkan agar memberikan hasil yang maksimal bagi perusahaan. Jangan biarkan pembahasan rapat Anda hanya sebatas topik dan janji saja. Aturan yang bisa Anda terapkan adalah dengan mengidentifikasi poin tindaka, tetapkan pada satu orang yang bertanggung jawab dan menetapkan batas waktunya.

5. Bagikan Catatan Hasil Rapat

Agar setiap partisipan bisa mengecek kembali bahasan rapat, pastikan ringkasan catatan rapat sudah dicatat dan dikirimkan kepada seluruh partisipan. Dan pastikan mereka mengkonfirmasi setiap poin hasil pembahasan yang sudah tercatat.

Tren baru pelaksanaan rapat secara virtual mungkin sulit untuk dikelola, namun perlu diadaptasi dan dipersiapkan dengan baik sebelumnya agar berlangsung secara terstruktur. Selain menjaga koordinasi dan komunikasi antara atasan dan karyawan perusahaan, pelaksanaan rapat virtual dapat membantu perusahaan dalam menghemat biaya dan juga waktu.